Marius Diaconescu

O soluție pentru transparența administrativă: registrul online al documentelor după modelul norvegian

Societatea civilă trebuie să vină cu propuneri și soluții pentru îmbunătățirea sistemului administrativ din România. Nu sunt suficiente doar demonstrațiile, ci trebuie făcute propuneri inovatoare, care să fie discutate în spațiul public și să fie promovate în administrația locală și centrală. O armă eficientă împotriva corupției este transparența totală în actul adminsitrativ. Transparența poate fi asigurată printr-un instrument foarte simplu, care gestionează documentele create de orice instituție publică: registrul online al documentelor.

Orice instituție publică, indiferent că este o primărie de comună sau primăria municipiului București, un oficiu al administrației fiscale sau silvice, emite și primește documente care reflectă activitatea cotidiană. Cantitatea de documente crește exponențial cu volumul activităților. Toate documentele, cel puțin teoretic, ar trebui să fie înregistrate la registratură și, la începutul anului următor, sunt arhivate după reguli clare de către fiecare compartiment al instituției respective. Atât registrul, cât și documentele, sunt inaccesibile cetățeanului.

Norvegia a implementat cea mai bună metodă de asigurare a transparenței în administrație: registrul online al documentelor. Fiecare funcționar public, indiferent de rang, care emite sau primește un document, chiar dacă este un simplu email legat de o activitate curentă, trebuie să îl înregistreze într-un registru online, cu un număr de ordine generat automat și cu un rezumat, iar apoi să îl arhiveze în sistem. Registrul este accesibil online de către orice cetățean și, în cazul în care cineva este interesat de vreun document, îl poate solicita printr-un email și într-un anumit termen autoritatea administrativă este obligată să răspundă.

În cazul în care documentul conține informații personale, acestea sunt anonimizate pentru protecția persoanei în cauză, dar cetățeanul are acces la document. Astfel se asigură transparența totală în actul decizional al administrației publice, deoarece cetățeanul poate oricând să cunoască documentele gestionate de o instituție publică și astfel să fie la curent cu toate activitățile administrative. Sistemul norvegian de transparență în administrație prin registrul online poate fi un model pentru adminsitrația românească.

Registrul online asigură transparența administrativă și limitează corupția

În momentul în care cetățeanul poate consulta tote documentele emise și primite de o instituție publică, de la corespondența electronică până la plata unei facturi de utilități sau contracte de achiziții, se asigură o transparență totală în administrație. Orice cetățean se poate informa despre orice activitate reflectată în orice document referitor la o anumită instituție. Cetățeanul este la curent cu tot ce se întâmplă în acea instituție și actul administrativ este deschis cetățeanului. Cetățeanul are acces la orice informație și poate sesiza orice neregulă în administrație.

Funcționarul ar fi mult mai atent în gestionarea sarcinilor de serviciu și reflectarea lor corectă în documentele emise și primite, știind că este obligat prin lege să le înregistreze online și oricând un cetățean poate sesiza orice abatere.

Instituțiile create pentru combaterea corupției și-au dovedit eficiența și necesitatea în societatea românească. Ele acționează însă după săvârșirea neregulii, de obicei doar în cazul infracțiunilor. Singurul efect în prevenirea faptelor de corupție este frica pe care o generează în mijlocul funcționarilor. Registrul online al documentelor unei instituții publice poate avea un rol mai mare în prevenirea corupției prin efectul preventiv datorat transparenței.

Necesitatea registrului online în administrația românească

Demonstrațiile din ultima săptămână au arătat că principala nemulțumire a românilor este corupția din administrație. Nu este suficientă doar schimbarea clasei politice, de la consilieri și primari la parlamentari. Funcționarii publici rămân mai departe în administrație și, chiar dacă majoritatea sunt buni profesioniști, obiceiurile sunt greu de schimbat.

Actul administrativ trebuie să fie transparent, accesibil oricărui cetățean, deoarece administrația gestionează banul public. Registrul online al documentelor poate să ofere instantaneu oricărui cetățean orice date despre activitatea administrativă și astfel este garantată transparența. Transparența este cea mai bună armă împotriva corupției în administrație.

Costurile registrului online sunt mai mici decât pierderile cauzate de o administrație coruptă sau defectuoasă

Concret, urmând exemplul norvegian, se poate implementa în câțiva ani un registru online la nivel național, care să fie mai ușor de gestionat. Trebuie creat un soft unic pentru toată țara, însă nu de o firmă de casă sau dedicată, ci de o firmă puternică, ce este capabilă să asigure mentenanța sistemului. Echipamentele trebuie să fie în răspunderea fiecărei instituții, însă sub un control centralizat, pentru a se asigura același hardware și mentenanța lui. Astfel s-ar reduce costurile la nivel global. Se poate începe cu niște programe pilot, care să testeze sistemul și care să permită îmbunătățirea lui, iar apoi să fie implementat la nivel național, cu caracter obloigatoriu reglementat prin lege.

Costurile ar putea fi acoperite din fonduri europene și naționale corect gestionate, iar mentenanța sistemului ar putea fi acoperită din resurse proprii. Registrul online ar asigura eficientizarea costurilor din administrație prin prevenirea managementului defectuos și a corupției.

Sigur funcționarii publici, indiferent de rang, s-ar împotrivi implementării acestui registru online. Însă societatea civilă trebuie să aibă un cuvânt mai greu de spus în administrația publică. Iar accesul la informație și transparența garantează exercitarea dreptului cetățeanului de control indirect asupra administrației și asupra banului public, adunat de la contribuabil.


Vino în comunitatea noastră de bună guvernare!

Abonează-te la newsletterul România Curată. Vei primi pe e-mail articolele și campaniile noastre și ne poți răspunde la adresa de contact cu sugestii, sesizări sau cu propriile tale articole pentru publicare.

Articole recente

Recomandări

14 thoughts on “O soluție pentru transparența administrativă: registrul online al documentelor după modelul norvegian

  1. George Petrineanu

    Sint unul dintre cei care pledez pentru un model nordic (Norvegian, Suedez, sint asemanatoare).

    O intrebare: „Trebuie creat un soft unic pentru toată țara”
    De ce nu se poat face un studiu asupra solutiei soft existente in Norvegia, Suedia? Extrem de important este ca softul sa fie validat ca usor de folosit de catre functionarii care l-au primit (din Norvegia).
    Tarile nordice au si marea calitate ca pe motive de deschidere este foarte usor de organizat documentarea pentru cei interesati din alte tari. Exista documentatie gata in engleza (uneori si in româneste) si intitutiile sint deschise pentru organizare unor vizite demonstrative cu discutii, scolarizari etc. Exista chiar solutii copy& paste.

    O alta intrebare. S-a scris deja o serie de articole in România Curata care descriu solutii interesante pentru resetarea administratiei. Cine va avea grija sa adune, trieze, sistematizeze, filtreze aceasta informatie cit si sa o duca mai departe? Lucrul acesta nu se poate face aici pe net.

    Nu e nevoie de o „instanta” desemnata ca sa coordoneze aceasta munca de lansare a innoirii? Ceva pe modelul „Länsstyrelsen” suedez, cu atributii extinse pentru reforma.

    Ma tem ca aceste propuneri ca si cea de fata se vor scurge ca apa in nisip. Nimeni nu mi-a raspuns aici la aceasta intrebare, pe care am repetat-o. Se stie si e secret, sau nu merita nici macar o parere?

    Reply
    • Marius Diaconescu

      Domnule Petrineanu, am folosit sintagma soft unic pentru toata tara in sensul ca nu are rost ca fiecare institutie publica sa isi creeze propriul soft, ca sa nu fie cheltuiti bani aiurea. Daca s-ar prelua softul din Norvegia, chiar cu costuri minime, el ar trebui adaptat la structura institutiilor romanesti.
      In alta ordine de idei, ca sa incerc sa va raspund la intrebarea Dvs., prin aceste articole se doreste lansarea in spatiul public al unor idei, care speram sa fie preluate de administratie. Unele sunt sustinute, altele nu de catre cei pe care noi ii votam.
      Nu intotdeauna propunerile se scurg ca apa in nisip. Va spun din proprie experienta, implementez acum un proiect de digitizare a documentelor medievale din arhivele romanesti, cu fonduri norvegiene, idee care in urma cu 14 ani era luata in deradere. Important e sa identificam solutii, sa le discutam pentru a ajunge la cea mai buna varianta si sa le promovam cu perseverenta.

      Reply
      • George Petrineanu

        Multumesc. Am inteles gresit sensul de ,,unic”. Va dau dreptate.

        In privinta realizarii proiectelor, este precum spuneti, initiativa sfinteste.
        Dar totusi cred ca ar merita la nivelul unei tari sa existe si o forma de coordonare, daca ea ar putea fi configurata in spiritul eficientei. Asta pentru ca nu toti cei care propun o initiativa (valoroasa) au si capacitatea sa o introduca ei insisi.
        V-as fi recunoscator pentru un comentariu.

        Succes!

        Reply
  2. Calin Dejeu

    Suntem la ani lumina de asa ceva! Eu am cerut de la o institutie publica, ABA Jiu, o copie a avizului pentru gosoodarirea apelor, pe care, fiind document de mediu, trebuiau sa mi-o dea imediat, conform Conventie Aarhus. Nu doar ca nu mi-au dat-o dar i-am dat in judecata si o judecatoare, care se pare ca n-avea idee despre regimul informatiei de mediu (presupunerea cea mai putin grava), le-a dat castig de cauza distrugatorilor raurilor. Si chiar o judecatoare din Cluj, unde se spune ca totusi magistratii mai au idee privind legislatia de mediu.

    Reply
  3. Mihaly B.

    Cu o modestă completare: softul respectiv ar trebui să fie de sursă deschisă, adică liber accesibilă, nu proprietatea unei mari firme. Multiplele avantaje mai jos.

    De fapt chiar aș putea recomanda în acest scop un soft de management al conținutului pe care îl folosesc de mai mulți ani, foarte eficient în funcționare – consumă puține resurse – foarte sigură și flexibilă, agregare automată a informației, ușor de întreținut chiar și în sute de locații. Ea se folosește și în administrație, ghiciți unde: în Columbia, și la ce (?) : monitorizarea achizițiilor publice. Adică am ajuns mai rău ca un stat măcinat de războiul drogurilor.

    Dacă cineva este interesat cunosc personal și persoana responsabilă în implementarea acestui proiect, cred că a și fost decorat sau a primit o distincție inaltă din partea statului Columbian pentru acest proiect, totodată si coordonatorul și programatorul principal al echipei care a dezvoltat acest sistem, Le pot invita și putem pregăti împreună o echipă pentru implementarea sistemului. Evident sunt și multiple alte soluții la această problemă.

    Avantajele unui sistem deschis în administrație a fost prezentat și în România la conferința eLiberatica în 2007 de către Jim Willis, expert american în domeniu. Foarte pe scurt:

    Open Source + Open Content + Open Services = Open Government

    Adică

    sursa deschisă: programul liber accesibil +
    continutul deschis: format deschis al datelor (se poate citi oricand fără licență) +
    serviciile deschise: servicii web care oferă comunicare între diferite platforme și limbaje de programare bazate pe XML

    Multiplele avantaje al sistemelor deschise sunt prea multe pentru a fi descrise într-un comentariu, de la transparență, scalabilitate, costuri reduse, arhivare pe termen lung până la sprijinirea inovației pe plan local.

    Jim Willis ne-a atras atenția în concluzia prezentării sale că proaspăt eliberat de sub dictatura comunistă riscăm să ajungem sclavii corporațiilor dacă nu adoptăm soluții open source. Acum vedem și confirmarea premoniției sale: scandalul Microsoft. Floarea industriei IT interesate a fost prezentă la această conferință extraordinară. Cine a lipsit: reprezentanții guvernului. Bravo organizatorilor: ROSI și Lucian Săvluc.

    Jim Willis a fost Director pentru eGovernment și Tehnologia Informației al biroului Secretarului de Stat din Rhode Island între 2003-2006.

    Prezentarea pe web:
    http://www.slideshare.net/eLiberatica/open-source-software-in-government-by-jim-willis-eliberatica-2007

    http://eliberatica.ro/2007/
    http://eliberatica.ro/2007/eliberatica-speakers-and-events.html#Jim_Willis

    Reply
    • Marius Diaconescu

      Domnule Mihaly, ma bucur ca ati venit cu o solutie tehnica. Eu nu sunt informatician si nu pot sa ma pronunt. Insa orice solutie trebuie analizata si identificata cea mai buna. Daca am fi mai multi interesati de subiect s-ar putea dezbate mai mult si astfel ar fi adusa problema in prim planul agendei publice. Orice sfat este binevenit. Mai ales orice experienta pozitiva in domeniu, indiferent de tara de origine. V-as fi recunoscator daca mi-ati trimite un email pe adresa contact@romaniacurata.ro, adresat mie, pentru a va putea contacta in viitor referitor la aceasta tema de dezbatere.

      Reply
  4. Bugetaru' nenorocit

    Asta cel mult ar trebui sa grabeasca furnizarea informatiilor, caci altfel oricum orice institutie publica deja ofera informatiile solicitate de orice cetatean, IN BAZA LEGII 544/2001privind liberul acces la informatiile de interes public, cu modificarile si completarile ulterioare. Pe scurt: orice institutie publica este obligata sa ofere, in urma unei solicitari, informatiile care sunt de interes public. In termen de maxim 30 de zile (sunt mai multe termene, nu mai tin minte exact, dar 30 de zile e cel mai lung). Exceptiile sunt prevazute in articolul 12, cand unele informatii nu sunt de interes public, ele devenind, astfel, clasificate. De asemenea, in baza aceleiasi legi, anumite informatii sunt publicate de institutii de la sine (adica fara sa mai ceara cineva). E stipulat pe acolo care sunt alea. Deci, registrul online nu de aia ar fi benefic, ci pentru alte motive: institutiile toaca TONE DE HARTIE aiurea, fiecare basinuca are nevoie de o droaie de stampile si semnaturi, fiecare semnatar poate intoarce hartia, ca nu i-a placut o litera, ceva, iar actul isi reia, astfel, „circuitul actelor in natura” – semnaturi, stampile, numere de inregistrare etc etc etc. Am deplina cunostinta de cauza. Am spus de mult ca nu ar mai trebui sa se lucreze cu hartii, dar nu ai cu cine sa te intelegi, in principal pentru ca un astfel de program ar fi foarte, foarte scump si contractul nu se face cu oricine, ci „cu cine trebuie”. ;)

    Reply
    • Marius Diaconescu

      Domnule Bugetar, stiti destul de bine ca multe documente nici nu sunt inregistrate la registratura. Ba mai mult, rezumatul pentru registru il face o doamna care habar nu are despre continut. In schimb, registrul online il obliga pe functionarul care emite sau primeste un document sa il inregistreze imediat, deci cunoaste problema si poate sa faca un rezumat corect. Dar avantajul real consta in accesul la informatie in timp real. Prin Legea 544 pot accesa informatiile de interes public, e adevarat, dar asta nu asigura transparenta in administratie in mod instantaneu. Registrul asigura transparenta totala a actului adminsitrativ pentru ca eu, cetateanul, pot sa aflu imediat despre un act emis sau primit de administratia publica si pot sa reactionez. Prin Legea 544 fac o cerere doar daca as avea indicii tarzii despre o problema. Legea 544 asigura o transparenta post factum, tarzie, pe cand registrul online ar asigura o transparenta reala, instantanee. Una e sa observ o eroare administrativa inca in fasa si alta e sa o descoper dupa mult timp, cand deja sunt efecte grave. Cam aici este diferenta intre registrul online si legea 544.

      Reply
  5. Razvan

    Lucrez in administratie. Applicatia/portalul e cel mai bun lucre care se poate face. Rapid ieftin si foarte foarte eficient.
    Dar nu doar pentru transparenta ci pentru tot circuitul documentelor in sine. Un document daca este public (si cam toate sunt) atunci sa fie afisat fara sa se faca o cerere. Adica fatadele unei case autorizate sunt secrete? Cati bani dau la deszapezire e secret? Doar informatiile cu caracter personal sunt secrete. Atat. Am avut probleme cu cei de la IT care imi spuneau ca securitatea sistemului nostru trebuie intarita si cheltuiti bani. Le-am spus ca daca cineva vrea sa fure o autorizatie atunci o cere pe 544. Ce secrete sa ai in administratia publica? Sunt infim de putine documente confidentiale si au un regim special.

    Administratia Munchen a ales open source. Dupa un timp a observat ca au costrui destul de mari din aceasta cauza. Deci e putin de studiat.
    Poate cel mai bine ar fi ca aplicatia sa apartina unei companii care ofera servicii de management al documentelor. Si-o actualizeaza cu legislatia fara sa i-o ceara statul si fara sa-i plateasca modificarile necesare. Ai emis un certificat de urbanism – 2 lei, ai emis o autorizatie – 3 lei. Deci cu un tarif pentru fiecare tip de document, o firma ar rezolva toat problema. Documentul in sine apartine administratiei si se salveaza in infrastructura STS sau unde se considera sigur. Oricum un buncar din munte va fi mei sigur decat o primarie fara aviz ISU.
    Trebuie eliminata stampila din administratie pentru ca altfel documentele digitale vor trebui printate stampilate si scanate. Ceea ce este absolut nonsens daca exista semnatura digitala.
    Nevoia unei aplicatii de acest gen este de maxima urgenta. Trebuie integrata cu o solutie GIS(informatiii geospatiale). Daca am fi avut o asemenea aplicatie, o autorizatie nu ar fi putut fi emisa in lipsa avizului ISU petru ca nu permite regula aplicatiei. Nici proprietarii nu ar fi insistat cu ciocolata, nici functionarul nu ar fi promis ca poate rezolva daca sofware-ul nu i-ar fi permis. Verificarea formala a unei documentatii o va face un software – fara slabiciuni umane. Se elimina contactul direct cu functionarii. Ciocolata pe net e mai greu de livrat. Se elimina deplasarile fizice care genereaza traficul si crizele de locuri de parcare din jurul institutiilor. Controlul pe care unele institutii il exercita asupra altora este mult mai facil. Consilierea unor functionari din mediul rural care trebuie sa emita un document se poate face dintr-un helpdesk asa cum se face in achizitii. Functionarii ar putea fi si ei platiti in functie de cate lucrari proceseaza. Deasemenea analizata performanta lor. Aplicatia trebuie sa asigure si un anumit grad de flexibilitate dar atunci cand iti asumi modificarea unei reguli generale, institutia care are dreptul de control este anuntata automat.
    Imi doresc de cand lucrez in administratie un portal de management al documentelor dar nu e treaba unei administratii locale unde lucrez eu sa fac treaba unui minister. Ar insemna ca fiecare judet sa cumpere acelasi lucru si sa nu poata fi centralizat.Totusi m-am consultat cu IT-isti si mi-au spus ca e foarte posibil dar ca ei cred ca va dori cineva vreodata asta. Am insistat la MDRAT sa se faca acest management al documentelor dar …
    Sunt dispus sa fac toate demersurile pentru a fi un centru pilot. E perfect adevarat ca unii nu vor, dar astazi, in acest context, nu mai indrazneste nimeni sa se opuna. Ar trebui sa fie unul din proiectele obligatorii ale viitorului ministru MDRAT ca Ministerul IT nu inteleg cu ce se ocupa…deci sa intre sub MDRAT.

    Reply
    • George Petrineanu

      Eliminarea stampilelor e o observatie importanta. Ea face parte si din programul meu „Romania Fara Ghisee”. In rare cazuri mi s-a intimplat sa cer unei autoritati suedeze un document stampilat. Intotdeauna, dupa ce le trece surprinderea, ma intreaba „E pentru România, nu?”.

      NB. Se pot elimina si 98% din legalizarile la notariat.

      Reply
    • Mihaly B.

      Privind costurile: sursa deschisa nu inseamna fara costuri. Sunt si aici costuri de dezvoltare si intretinere, insa majoritatea fondurilor pot ramane in comunitatea locala. Totodata sursa fiind deschisa, o dezvoltare o data facuta devine publica, deci se poate folosi de altii fara costuri suplimentare.

      Mentenanta si dezvoltarea se poate face de catre firme locale. Deci o mare parte din costuri se reintorc in administratie prin taxe si impozite, totodata se genereaza locuri de munca pe plan local. Oricand pot intra si alte firme in acest proces in functie de nevoi, intru-cat sursa este liber accesibila si oricine poate s-o aprofundeze si sa experimenteze cu ea fara restrictii.

      Deci pe termen lung costurile se echilibreaza. La dezvoltarea oricarui sistem trebuie facut un studiu de fezabilitate in prealabil. Important este ca acest studiu sa nu fie manipulat, si sa fie cat mai comprehensiv.

      Reply
  6. George Petrineanu

    Cred ca e important pentru noi ca cetateni care nu lucreaza in administratie, sa identificam, sa discutam si cerem cu fermitate introducerea unor functii si concepte.

    Pentru implementare si design exista specialisti.

    Tarile nordice sint o sursa inepuizbila si usor accesibila de solutii eficiente pentru administratie si in general pentru contact cu publicul.

    Un efect in care cred este ca studiind solutiile bune ale altora, in procesul de a le introduce, devenim mai destepti si mai eficienti decit ei.

    Reply
  7. Razvan

    Trebuie sa tinem cont de faptul ca in alte tari exista deja o traditie a culturii administrative. Un neamt nu poate sa conceapa ca un functionar pentru o ciocolata iti da voie sa iti faci casa cu un etaj mai mare decat este permis prin regulament. Ei nici nu incearca un asemenea gest. In sistemul lor administrativ nu sunt nevoie de masuri de protectie fata de aceste gesturi. In tarile civilizate nerespectarea autorizatiei de construire sau a unui act administrativ e o exceptie. La noi e o regula. Avem nevoie de sisteme cu un grad de imunitate in fata fraudei mult mai crescut. Transparenta nu trebuie sa fie o optiune cum este acum pentru ca votantul nu apreciaza candidatul pe acest criteriu. Cetateanul are nevoie de o perioada lunga sa guste pana cand va aprecia avantajul transparentei. Dezbaterile publice pe teme de urbanism se organizeaza miercurea dimineata si nu participa absolut nimeni. ONG-urile sunt astazi sabotate de administratie in loc sa fie parteneri chiar daca e o relatie critica. ONG-urile trebuie sa sanctioneze ilegalitatea unei decizii in loc sa se ocupe cu critica oportunitatii unei decizii. Administratia nu e dispusa sa discute oportunitatea niciunei decizii. Tocmai deaceea impiedicarea pe cat posibil prin tehnologie a savarsirii unei ilegalitati ar conduce dialogul ONG/Administratie intr-o zona mai relaxata, evoluata si eficace a opiniei. Cand il vezi pe unul ca incalca legea zi de zi devii subiectiv cand ii apreciezi opinia. Astazi pentru ca nu aplicam legi habar navem daca sunt proaste. Toti dam vina pe ele si le-am schimba crezand naivi ca vor fi respectate. Deci… cat mai repede un registru online dar acesta sa aiba si „inteligenta” de a corela datele din documente, de a releva inadvertentele din ele, de a-si cauta singure destinatarul.

    Reply
    • George Petrineanu

      Razvan, ma indoiesc ca este asa.
      In Suedia de exemplu, exista raufacatori al caror apetit pentru fraude economice este la fel de mare ca si cel românesc.
      Un sistem digital poate fi insa conceput infinit mai sigur la frauda pentru o serie intreaga de motive simple. De exemplu, functionarul are acces instantaneu la mult mai multa informatie despre solicitant si in felul acesta poate preveni o apreciere eronata a solicitarii lui. Situatia nu se compara cu cea a unui functionar care are informatia raspindita prin dosare, hirtii si hirtiute.

      Nu trebuie sa bazam innoirea pe ideea lui Iliescu ca sintem si trebuie sa fim ,,originali”. In plus, oamenii invata instinctiv disciplina, daca ea are regului clare si robuste.
      Bineinteles, sistemele administrative computerizate vor preveni frauda, dar asta este de la sine inteles.

      Reply

Lasă un răspuns la Calin Dejeu Anulează răspunsul

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *