Iulia Buttu

Cum să ratezi fonduri UE de milioane de euro? Anunți licitația pe 31 decembrie!

E documentația de achiziție arma crimei pentru proiectele creative?

Ministerul Fondurilor Europene a anulat, la final de februarie, licitația pentru o campanie de comunicare estimată la aproape 2,9 milioane de euro din fonduri UE. Când vine vorba de folosirea eficientă a banilor europeni, ne-am dori să ne uităm la ministerul de resort ca la un exemplu. Prin urmare, analizăm veriga slabă a procedurii de achiziție și oferim o serie de soluții pentru îmbunătățirea procesului pe viitor.

Scriam zilele trecute despre cât ne costă achizițiile publice de media și publicitate, cel puțin așa cum reiese pe baza datelor prezentate oficial și accesibile publicului. Rămânând la subiect, am dat o tură pe platforma SEAP și ne-am uitat la cele mai recente proceduri de licitație pe comunicare. Prin urmare, azi vă propunem să ne aplecăm asupra costurilor indirecte generate în sectorul public de cerințele din documentații de atribuire care pot asigura din start eșecul unei proceduri de achiziție.

Mai precis, ne referim la procedura de achiziție pentru atribuirea acordului-cadru de prestări servicii aferente Campaniei de comunicare pentru promovarea oportunităților de finanțare, inițiată de Ministerul Fondurilor Europene, la finalul anului trecut. Obiectul acordului-cadru îl constituie crearea și derularea/ difuzarea unei campanii de comunicare ce presupune: un concept de comunicare, minim 40 – maxim 100 spoturi video de 30 de secunde realizate în tehnica animație 3D (creație, producție și difuzare), difuzarea spoturilor video conform media planului și campanie de promovare a spoturilor prin social media, pe canalele Facebook și YouTube.

Unul dintre motivele pentru care am ales să ne uităm la această licitație este că valoarea maximă estimată la care poate ajunge contractul cadru este de 13.335.768,07 lei fără TVA. În traducere, 2.866.982 de euro. Nu-i puțin lucru!

Rețeta e corectă, dar aluatul nu se leagă. De ce?

Parcurgând cele 24 de pagini ale Caietului de sarcini ți se cam înmoaie picioarele de la combinația între cerințele extrem de ambițioase de calitate (foarte bine până aici) și un volum enorm de produse care trebuie făcute într-un timp foarte scurt. Pare misiune imposibilă și te gândești citind, că e posibil ca în implementare atât autoritatea contractantă, cât și contractorul să fie forțați să facă rabat ori la calitate, ori la volum.

Dar până la implementare e cale lungă. Revenim la Caietul de sarcini și la blocajul ofertanților în fața cerinței privind difuzarea spoturilor publicitare atât la nivel național în prime time, cât și la nivel local prin stații autorizate. Documentația de achiziție impune inițial ca posturile pe care se va face difuzarea spoturilor (atât la nivel național cât și local, în fiecare regiune de dezvoltare în parte) să fie selectate din top 10, așa cum este acesta comunicat și certificat de ARMA: (…) Difuzare pentru minim 40 – maxim 100 spoturi, pe 3 posturi TV naționale care dețin și rețea regională, acoperind în mod echilibrat toate cele 8 regiuni de dezvoltare, dintre cele auditate de ARMA – Asociația Română pentru Măsurarea Audiențelor, selectate din cele aflate în primele 10, conform datelor de audiență din luna septembrie 2017. Cele 3 posturi trebuie sa aparțină unor grupuri/trusturi/societăți de presă distincte (nu sunt acceptate două sau mai multe posturi care să facă parte din același/aceeași grup/trust/societate de presă). (…)

Rezultând o listă foarte scurtă care a pus în dificultate majoră toți operatorii economici interesați, autoritatea contractantă extinde plaja din care pot fi selectate posturile TV la primele 30 de posturi. Modificarea a fost făcută prin clarificare și erată.

După o perioadă de timp și o serie întreagă de notificări și comunicări cu operatorii economici, inclusiv cu reprezentanții posturilor TV din clasamentul buclucaș, autoritatea contractantă se vede nevoită să concluzioneze deschis că oferta nu se poate elabora în conformitate cu cerințele pe care chiar ea le-a introdus în documentația de achiziție. În consecință, procedura de achiziție a fost anulată.

Din detaliile vizibile public pe SEAP, observăm, de asemenea, că data publicării anunțului de participare este 31 decembrie 2017. Prin publicarea anunțului cu o zi înainte de Revelion, se pierd din start o serie întreagă de zile prețioase pentru pregătirea ofertei. Vorbim de o ofertă foarte complexă, pentru care ofertanții depind de implicarea proprilor resurse, dar și de furnizorii de spațiu media cu care poartă negocierile de rigoare.

Este important ca autoritățile contractante, în general, să înțeleagă că piața de media are o dinamică aparte, unul din principalele motive de anulare a procedurii fiind chiar refuzul unuia dintre posturile din top 30 de a prezenta oferte (angajante!) de preț și rezervare a spațiilor de reclamă, pe care să le aibă disponibile la un moment viitor incert. Și la achiziționarea de spațiu media există o marjă de fluctuație care se calculează, dar rămânând în niște limite măsurabile. Pe când, practica ne-a arătat că de la momentul depunerii ofertei și până la semnarea unui contract poate să treacă și un an.

Care sunt consecințele?

Din păcate, cu rețeta de mai sus nu obținem decât risipă de timp și efort (atât din partea autorității contractante, cât și din partea ofertanților care au analizat documentația de achiziție, au calculat, s-au pregătit, au formulat solicitări de clarificare, au depus (poate) notificări prealabile etc.), bani (din partea ofertanților care au investit în pregătirea ofertelor, dar și din partea autorității contractante care a plătit salarii pentru oamenii implicați) și, nu în ultimul rând, există un cost de oportunitate. Iată 3 perspective din care vedem ce oportunități ne scapă printre degete!

1. Absorbția fondurilor europene
a. Această campanie era dedicată fondurilor europene alocate României în perioada actuală de programare (2014 -2020), iar momentul oportun pentru atragerea beneficiarilor este acum, când încă îi mai putem determina să aplice cu proiecte și să folosească banii europeni.
b. Contractul licitației în sine fiind implementat în cadrul unui proiect cu finanțare europeană impactul se va vedea și în imposibilitatea beneficiarului de a deconta cheltuielile aferente acestui contract, respectiv de a contribui la creșterea gradului de absorbție.

2. Risipa tipului egală cu risipa impactului campaniei
Reluarea procedurii care implică elaborarea documentației de achiziție, verificarea ei de ANAP, publicarea, respectarea termenelor etc. va duce implementarea acestui contract către finalul perioadei de programare când nu va mai avea efectiv impactul scontat.

3. Pierderea interesului pieței
Sentimentul și practica de tipul “cooperativa munca în zadar” îi va determina pe operatorii economici să stea departe de aceasta procedură de achiziție atunci când va fi relansată – plecând de la premisa că procedura se va relua.

Ce putea face mai bine autoritatea contractantă?

1. Consultarea prealabilă a pieței
In primul rând, ar fi putut profita de posibilitatea oferită de cadrul legal în vigoare în domeniul achizițiilor publice pentru a consulta piața cu privire la principalele elemente ale acestei proceduri de achiziție. Consultarea cu factorii cheie ar fi fost de un real folos având în vedere particularitățile acestui tip de servicii. Este un serviciu care implică un grad crescut de creație, unde capacitatea operatorului economic de a livra calitate în serviciile prestate este esențială. Validarea pieței sau a operatorilor economici care își desfășoară activitatea în acest domeniu devine deci esențială. Trebuie punctat că autoritatea contractantă a obținut validarea posturilor TV, respectiv a măsurat interesul acestora față de procedura de achiziție abia după ce a publicat documentația de achiziție, în urma sesizărilor primite de la posibilii ofertanți. Astfel, a înțeles mult prea târziu că nu poate impune condițiile în care posturile TV pot și decid să acționeze. De asemenea, autoritatea contractantă se putea consulta cu asociațiile de profesioniști sau putea învăța din lecțiile altor autorități contractante care au mai trecut prin această experiență în trecut.

2. Angajarea unui specialist în achiziționare de spațiu media și publicitate
Autoritatea contractantă putea să contracteze un expert în achiziționare de spațiu media și planificare de campanii audio-vizuale pentru elaborarea caietului de sarcini, fiind vorba de un serviciu care nu este achiziționat în mod frecvent, serviciu pentru care (poate) nu deține competența profesională internă. Nu este o practică ieșită din comun, ci o practică recomandată în special pentru serviciile care ies din competența profesională obișnuită a autorității contractante.

3. Colaborarea cu un monitor independent
Mai mult, autoritatea contractantă putea colabora încă de la bun început cu un monitor (ca urmare a semnării unui Pact de integritate cu un ONG desemnat în urma unei negocieri directe cu autoritatea contractantă) care ar fi fost dispus să depună un efort suplimentar (“go the extra mile”) pentru a se asigura că cerințele din documentația de achiziție pot fi îndeplinite în mod corespunzător. Vorbim practic de un monitor care ar fi putut face, încă din etapa de pregătire a documentației de achiziție, cercetarea necesară pentru a obține asigurări rezonabile pentru actorii implicați în achiziție și publicul larg cu privire la capacitatea ofertanților de a îndeplini cerințele din documentația de achiziție.

Cum ar fi putut un monitor independent să contribuie la evitarea situației descrise mai sus?

Pactul de integritate reprezintă un acord a colaborare voluntară încheiat între autoritatea contractantă și un ONG desemnat la nivel național pentru a asigura monitorizarea procedurii de achiziție. ONG-ul numește la rândul său un monitor care are rolul de a verifica în mod constant procedura de achiziție, de la planificare – până la recepția produselor și serviciilor, pentru a se asigura de conformitatea și regularitatea acesteia, prin raportare la prevederile legale în vigoare.

Fiind un expert extern (selectat din rândul profesioniștilor în domeniul achizițiilor publice, plus domeniul de achiziționat), acesta emite recomandări pentru autoritatea contractantă ținând cont de prevederile legale în vigoare în materia achizițiilor publice, raportare la jurisprudență, dar și cele mai potrivite practici în domeniul serviciilor de achiziționat. Prin urmare, scopul monitorului este acela de a obține asigurări rezonabile cu privire la conformitatea și legalitatea procedurii de achiziție, precum și de a confirma din perspectiva profesionistului, modalitatea cea mai potrivită pentru derularea procedurii de achiziție. Monitorul formulează recomandări și propune soluții cu privire la rezolvarea acelor situații care pot afecta în mod negativ buna derulare a procedurii de achiziție publică. Monitorizarea se face în timp real și nu se suprapune cu activitatea ANAP care verifică documentația de achiziție ex-ante, în permanență pe perioada evaluării ofertelor (dacă procedura de achiziție se încadrează în eșantionul alocat) și ex-post pe bază de solicitare.

Activitatea monitorului vine deci în completarea și în sprijinul autorității contractante, pentru a asigura buna derulare a procedurii de achiziție publică.

Echipa Contracte curate va urmări în continuare cazul licitației descrise mai sus. Vă ținem la curent!

Puteți citi și interviul cu BRAT pe tema situației actuale a achizițiilor publice din industria media.


Vino în comunitatea noastră de bună guvernare!

Abonează-te la newsletterul România Curată. Vei primi pe e-mail articolele și campaniile noastre și ne poți răspunde la adresa de contact cu sugestii, sesizări sau cu propriile tale articole pentru publicare.

Articole recente

Recomandări

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *